Contract, inkoop en uitvoeringsadvies

Algemeen

Een contract vormt de basis voor een kwalitatief goede realisatie en samenwerking van een project. Door in de initiatiefase van een project de focus te leggen op de wensen en eisen van de klant en deze vertalen naar inkoopstrategie waarbij de kansen en risico’s worden gewogen wordt de meest passende contractvorm bepaald. Per contractvorm wordt de opdrachtgever geadviseerd in het gehele proces, van de ontwerpfase tot en met de realisatie.

Uitvoeringsovereenkomst

De mate van het uitwerkingsniveau van een project is bepalend voor de contractvorm. Voor het opstellen van een “Uitvoeringsovereenkomst” kan worden gekozen wanneer de financiële omvang beperkt is, de werkstappen en de randvoorwaarden afgebakend zijn en het risicoprofiel van het project laag is.

Werkwijze Uitvoeringsovereenkomst
NXXS hanteert de volgende werkwijze voor het opstellen van een uitvoeringsovereenkomst:

Het vaststellen van een randvoorwaarden document en het risico profiel
Het opstellen van een overzichtstekening (Definitief Ontwerp) van de projectlocatie
Het opstellen van een concept Uitvoeringsovereenkomst op basis van het randvoorwaarden document en het risicodossier
Het doorvoeren van de opmerkingen tot een definitieve Uitvoeringsovereenkomst

Build contract

Bij een Build l Construct contract heeft de opdrachtgever de voorgenomen werkzaamheden tot een uitvoeringsontwerp uitgewerkt. De aannemer dient dit ontwerp te realiseren. In het contract worden eisen ten aanzien van de toe te passen materialen om het ontwerp te realiseren (moederbestek l Standaarddetails) beschreven. Tevens is het mogelijk om indien gewenst ook eisen ten aanzien van bijvoorbeeld fasering, verkeersmanagement, de betalingsregeling op te nemen.

In principe is een Build l Construct contract gelijk aan een RAW contract met het verschil dat er geen hoeveelheden van de toe te passen materialen worden vermeld in het contract (RAW deel 2.2) en de uitvoeringwijze (al dan niet gedeeltelijk) vrij wordt gelaten aan de marktpartijen.

Werkwijze Build l Construct contract
NXXS hanteert de volgende werkwijze voor het opstellen van een Build l Construct contract:

Het vaststellen van een randvoorwaarden document en het risico profiel.
Het bepalen van een eisenpakket op basis van het ontwerp en standaarden van de opdrachtgever.
Het opstellen van een concept Build l Construct contract op basis van het randvoorwaarden document, het eisenpakket en het risico profiel.
Het doorvoeren van de opmerkingen tot een Build l Construct contract.
Het conform het aanbestedingsreglement aanbesteden van het contract.

Enginering & Construct (UAV)

Engineering & Construct (E&C) contracten worden gebruikt wanneer er een beperkte ontwerpcomponent aanwezig is. De aannemer voert het werk uit met een deel detail-engineering. Deze contractvorm lijkt veel op een Design & Construct, maar de ontwerpcomponent voor de aannemer beperkt zich tot de engineering. De opdrachtgever stelt een Programma van Eisen op. De functionele eisen liggen op een lager abstractieniveau dan bij Design & Construct contracten. Dit komt met name omdat de ontwerpvrijheid beperkt is. Bij een Engineering & Construct contract is het de verantwoordelijkheid van de aannemer om te bepalen welke werkzaamheden hij moet verrichten om de opdracht uit te voeren. Tevens kan ervoor worden gekozen om de aannemer te laten aantonen dat het werk voldoet aan de gestelde eisen.

Werkwijze Engineering & Construct contract
NXXS hanteert de volgende werkwijze voor het opstellen van een Engineering & Construct contract:

Het vaststellen van een randvoorwaarden document en het risico profiel
Het bepalen van een eisenpakket op basis van het ontwerp en standaarden van de opdrachtgever
Het opstellen van een concept Engineering & Construct contract op basis van het randvoorwaarden document, het eisenpakket en het risico profiel
Het doorvoeren van de opmerkingen tot een Engineering & Construct contract;
Het conform het aanbestedingsreglement aanbesteden van het contract

Design en Construct (UAV-GC);

Bij Design & Construct is de aannemer verantwoordelijk voor het ontwerp en de uitvoering. De opdrachtgever stelt een functioneel gespecificeerde uitvraag op. De aannemer krijgt de ruimte om het ontwerp en de realisatie zelf te optimaliseren en innovaties toe te passen in het ontwerp en de uitvoering. Tevens zorgt de opdrachtnemer voor optimale afstemming tussen de ontwerpfase en de realisatiefase. Bij een Design & Construct contract is het de verantwoordelijkheid van de aannemer om te bepalen welke werkzaamheden hij moet verrichten om de opdracht uit te voeren. De aannemer moet tevens aantonen dat het gerealiseerde werk voldoet aan de gestelde eisen.

Werkwijze Design & Construct contract:
NXXS hanteert de volgende werkwijze voor het opstellen van een Design & Construct contract:

Het vaststellen van een randvoorwaarden document en het risico profiel.
Het bepalen van een eisenpakket op basis van het ontwerp en standaarden van de opdrachtgever.
Het opstellen van een concept Engineering & Construct contract op basis van het randvoorwaarden document, het eisenpakket en het risico profiel.
Het doorvoeren van de opmerkingen tot een Engineering & Construct contract.
Het conform het aanbestedingsreglement aanbesteden van het contract.

Bouwteamovereenkomst

De samenwerking tussen de opdrachtgever en de uitvoerende partij vervult in de huidige markt een steeds belangrijkere rol voor complexe vraagstukken. Door het gezamenlijk benaderen van het vraagstuk wordt de expertise van alle partijen optimaal benut. Om de rollen binnen een bouwteam transparant te krijgen dienen de onderlinge verwachtingen te worden beschreven in een bouwteamovereenkomst, deze kan NXXS voor u verzorgen.

Werkwijze Bouwteamovereenkomst:
NXXS hanteert de volgende werkwijze voor het opstellen van een Bouwteamovereenkomst:

Het vaststellen van de projectdoelstelling.
Het opstellen van een document waarin de onderlinge verwachtingen worden vastgelegd.
Het opstellen van een concept Bouwteamovereenkomst op basis van de projectdoelstelling en het verwachtingendocument.
Het doorvoeren van de opmerkingen tot een definitieve Bouwteamovereenkomst.

Aanbestedingsleidraad

Aanbestedingstrajecten dienen procesmatig te worden doorlopen waarbij de aanbestedingsleidraad de rode draad vormt. NXXS stelt deze documenten op voor contracten met en zonder EMVI component. Door een heldere beschrijving te maken van de te doorlopen stappen en de verwachtingen specifiek te benoemen vormt het document meerwaarde tijdens het aanbestedingstraject.

Werkwijze
Voor het opstellen van een aanbestedingsleidraad hanteert NXXS de volgende werkwijze:

Het opstellen van een randvoorwaarden document
Het opstellen van een concept aanbestedingsleidraad
Het verwerken van de opmerkingen / aanvullingen tot een definitieve aanbestedingsleidraad

Begeleiding procedure

Werkwijze
NXXS hanteert de volgende werkwijze voor de begeleiding van een aanbestedingstraject:

Het versturen van de aanbestedingsdocumenten naar de aannemers
Het in ontvangst nemen van de inschrijvingen (Kwantitatieve inschrijvingsdocumenten)
Het beoordelen van de inschrijvingsdocumenten
Het uitbrengen van het proces verbaal en gunningsadvies van aanbesteding

EMVI traject (contract)

De keuze van een contractvorm is bepalend voor het uitwerkingsniveau van een project. Op basis van het risicoprofiel van het project kan een opdrachtnemer gevraagd worden zich te onderscheiden door meerwaarde in het project te brengen. Hierbij kan worden gedacht aan een specifieke uitvoeringsmethode, de fasering van het project of een communicatietraject om draagvlak bij de omgeving te verkrijgen. Een EMVI traject kan worden ingezet bij elke contractvorm.

Werkwijze EMVI traject
NXXS hanteert de volgende werkwijze voor het opstellen van een EMVI traject:

Het bepalen van de kwantitatieve en kwalitatieve aspecten
Het bepalen van de fictieve korting per beoordelingsaspect
Het opstellen van een concept aanbestedingsleidraad waarin de randvoorwaarden ten aanzien van de procedure worden beschreven
Het doorvoeren van de opmerkingen tot een definitieve aanbestedingsleidraad.

EMVI traject (aanbesteding)

Een aanbestedingsprocedure dient zo transparant als mogelijk te worden doorlopen, NXXS begeleidt op een transparante en procesmatige wijze aanbestedingsprocedures met inachtneming van de vigerende wet en regelgeving en de interne regelgeving van de opdrachtgever. De beoordelingen van de EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) worden begeleidt door de voorzitter van de aanbestedingscommissie met als doelstelling de beoordelingen en de gewaarde meerwaarde van de beoordelaars te waarborgen.

Werkwijze
NXXS hanteert de volgende werkwijze voor de begeleiding van een EMVI aanbestedingstraject:

Het versturen van de aanbestedingsdocumenten naar de aannemers
Het in ontvangst nemen van de Plannen van Aanpak (Kwalitatieve inschrijvingsdocumenten)
Het versturen van de kwalitatieve documenten naar de beoordelaars
Het voorzitten van de EMVI consensussessie
Het documenteren van de beoordelingen (evaluatie document)
Het uitbrengen van het proces verbaal en gunningsadvies van aanbesteding.

Plan van Aanpak (inschrijving)

Door jarenlange ervaring bij zowel opdrachtgevers als aannemers genereert NXXS meerwaarde met de vertaling van de invulling van de kwalitatieve aspecten. Het samen met de aannemer doorlopen van het inschrijvingstraject (technisch, communicatief etc.) resulteert in een projectspecifiek Plan van Aanpak waarin de EMVI doelstellingen vertaald zijn.

Werkwijze
NXXS hanteert de volgende werkwijze voor het opstellen van een Plan van Aanpak:

Het doornemen van de aanbestedingsdocumenten
Het stellen van vragen, tijdens de inlichtingenfase, om de EMVI doelstellingen scherper te stellen l helderder te krijgen
Het ondersteunen bij het opstellen van een Plan van Aanpak.

Contractmanagement op locatie

NXXS streeft bij het beheersen van contracten naar een open en transparante samenwerking tussen opdrachtgever en marktpartij waarbij wordt uitgegaan van gelijkwaardigheid. Het doel moet zijn om samen een project te realiseren waarbij er vanuit mag worden gegaan dat de marktpartij deskundig is op alle gebieden die nodig zijn om het project te realiseren.
De wijze van het beheersen van het contract is sterk afhankelijk van de rol die de opdrachtgever wil aannemen tijdens de uitvoering. Wanneer de opdrachtgever tijdens de realisatie van het project van dichtbij wil meekijken wordt er tijdens de werkzaamheden meegekeken (toezicht) om te controleren dat aan de eisen wordt voldaan en de risico’s worden beheerst.
Wanneer de opdrachtgever op grotere afstand wenst te blijven en de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project meer bij de aannemer wil leggen kan ervoor worden gekozen om te kijken hoe de aannemer de processen beheerst die hij nodig heeft om het project te kunnen realiseren. Hierbij wordt gebuikt gemaakt van het kwaliteitssysteem van de aannemer.
Uiteraard zijn er combinaties van bovenstaande methodes denkbaar waarbij wordt bekeken of de benodigde processen goed werken en tegelijkertijd op de meest risicovolle punten van het project zelf mee wordt meegekeken om te constateren dat aan de eisen wordt voldaan.

Dienstverlening
NXXS verzorgt de volgende diensten ten aanzien van contractbeheersing:

Het opstellen van het contractbeheersplan
Het bepalen van de meest risicovolle onderdelen en processen
Het voeren van directie op het project
Het houden van toezicht
Het verzorgen van de contract beheersmethode Systeemgerichte Contract Beheersing
Het laten uitvoeren van systeem-, proces- en producttoetsen

Uitvoeringsbegeleiding

Civiele projecten zijn kostbaar en worden voor een lange periode gerealiseerd, het borgen van de ontwerpuitgangspunten, het controleren van de kwalitatieve uitvoering en het financieel en beheersen van de planning van de werkzaamheden zijn bepalend voor het project. Het signaleren van raakvlakken ten aanzien van de realisatie en de omgeving zijn van cruciaal belang om het civiele vraagstuk in de realisatiefase af te ronden.

Dienstverlening: 
NXXS voert directie uit op contracten door het vervullen van de diensten:

Het organiseren en voorzitten van de project start-up.
Het voorzitten van de bouwvergaderingen.
De coördinatie en afstemming met de toezichthouder.
Het beoordelen van de afwijkingsrapporten (VTW’s).
Het beoordelen van de termijnen (Prestatieverklaringen).
Het afstemmen van de werkzaamheden met de omgeving en belanghebbenden.
Het verzorgen van de oplevering en de eindafrekening.